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Plan d’urgence de l’organisateur

Selon l’ampleur de la manifestation, il sera utile que l’équipe d’organisation réfléchisse aux procédures d’urgence en cas d’accident. Ceci permet, en cas de problème, de réagir beaucoup plus vite et de manière plus adéquate. Chaque personne de l’organisation doit connaître son rôle afin de réduire au maximum la période de désorganisation consécutive à l’accident.

Ce guide ne peut se prétendre être un cours sur la conception d’un plan d’urgence pour les festivités, néanmoins nous citerons ici quelques mesures de base qui devraient permettre à l’organisateur d’identifier les risques potentiels pendant la manifestation et surtout d’y apporter des éléments de réponse.

Ces quelques mesures devront être complétées par une réflexion de l’équipe d’organisation, adaptée à l’ampleur de la manifestation et à ses risques.

  1. Identifier les risques / types d’accidents possibles
  2. Définir une méthode de mise en alerte
    • des secours
    • de l’équipe d’organisation : les personnes-clés doivent savoir qu’un accident a eu lieu et doivent prendre le rôle qui leur a été attribué en cas d’urgence
  3. Définir le rôle de chacun en cas d’accident (exemples de rôles envisagés)
    • Délégué de l’organisation au poste de commandement des secours
    • Délégué de l’organisation au centre de crise
    • Info interne : personne chargée de relayer les messages entre le commandement des secours et l’équipe d’organisation
    • Info public : personne chargée de l’information au public présent
    • Info presse : unique personne de l’organisation autorisée à communiquer avec la presse, toujours en coordination avec le commandant des secours
    • Accueil des secours : personne chargée de se rendre à l’entrée du site pour accueillir les secours et les renseigner
    • Evacuation : personnes chargées de veiller à l’évacuation du lieu
    • Etc.
  4. Réfléchir aux modes de communication disponibles (en interne, vers les secours, vers le public)
  5. Organiser un briefing afin d’informer les membres de l’organisation des mesures prises
  6. Disposer d’un support rappelant à chacun les instructions qu’ils doivent suivre (voir point 5.2 : fiche plastifiée avec les numéros de téléphone utiles et les consignes de chacun en cas d’urgence…)
  7. Etc.

La mise sur pied d’un « plan d’urgence » est décidée par l’organisateur en fonction de l’analyse des risques présentés par sa manifestation. La Cellule de Sécurité communale peut également demander qu’un plan d’urgence soit élaboré. Une collaboration sera alors établie avec les services de secours et le service de planification d’urgence de la Ville qui pourra informer les organisateurs plus en détails sur les mesures déjà prévues dans le plan d’urgence communal et la façon dont cela doit être complété en interne au sein de l’organisation.